El sistema Innovo WebDocs está orientado a administrar documentos que requieran un nivel de seguridad por encima del estándar. Es así que mediante un código de verificación, cualquier persona con conexión a Internet puede verificar la autenticidad del documento.

A fin de generar un entorno ágil y amigable con el usuario, se incorporan las últimas tecnologías de desarrollo web con componentes visuales que mejoren la experiencia del usuario.

En el sistema, existirán tres roles de usuarios.

Administrador

Los usuarios con este rol están dirigidos al personal de la organización que administre el sistema. Al identificarse en el sistema, los usuarios podrán realizar las actividades que se enumeran a continuación.
- Crear clientes con sus correspondientes nombres de usuario y contraseña.

- Modificar datos de los clientes como su contraseña y su estado (habilitado o inhabilitado).

- Dar de alta nuevos documentos en base a una plantilla ya establecida (con el logo institucional y distribución de elementos gráficos personalizado a la organización). Sobre estos documentos se podrá editar el texto y les será asignado un número único de identificación. Cada documento podrá ser asignado a un cliente y tendrá un número de revisión que se incrementará de forma automática con cada modificación realizada. Además tendrá un estado que indicará si se encuentra para la revisión de “Cliente”, “Empresa” o en estado “Finalizado”.

- Enlistar los documentos diferenciados por cliente o estado.

- Modificar el texto de los documentos y cambiar su estado (ya sea a “finalizado” o para “revisión del cliente”).

Cuando un cliente posea su nombre de usuario y contraseña podrá acceder al sistema web para realizar alguna de las siguientes actividades.

- Visualizar los documentos en estado de “revisión del cliente”. Desde allí podrán cambiarlos a estado Finalizado o bien escribir una observación asociada al documento y asignarle el estado “revisión de La Empresa”. De esa forma el personal de La Empresa podrá modificar el contenido para su consecuente aprobación por parte del cliente.

- Enlistar y exportar directamente los documentos finalizados a formato PDF.

- Consultar el historial de movimientos de un documento.

- Exportar a formato PDF®, Word® o Excel® documentos, independientemente de su estado.

- Imprimir los documentos directamente desde la web (dependiendo del navegador web utilizado).

- Enviar una notificación vía e-mail cuando el documento pase a estado “Finalizado” y cuando se agreguen observaciones a un documento. De esta forma, los clientes y el personal de la organización recibirán una notificación en sus casillas de correo electrónico con un enlace web que les permitirá ingresar al sistema a modo de visualizar el documento y editar los campos necesarios.

Cliente

Este rol está dirigido a los clientes de la organización administradora del sistema. Al ingresar al sistema, se le presentarán las siguientes actividades para realizar.

- Enlistar los documentos que posea asignados pudiendo ordenarlos por su estado y fecha.

- Consultar el historial de observaciones de un documento.

- Agregar observaciones a un documento y enviar una notificación automática a los administradores al momento de hacerlo.

- Exportar a formato PDF los documentos que posean el estado “Finalizado”.

- Imprimir los documentos directamente desde la web (dependiendo del navegador web utilizado).

Público

En este caso, se enfoca a cualquier persona que no tenga un usuario y contraseña asignados. Las actividades habilitadas serán.

- Ingresar el código de verificación de un documento y visualizarlo vía web.

- Leer un código QR impreso en cada documento a fin de direccionarse directamente al sitio web para visualizar en pantalla el documento y así validar su contenido. Esta función está orientada mayoritariamente a aquellas personas que posean un “Smartphone” con acceso a Internet, ya que mediante estos dispositivos se pueden leer fácilmente los códigos QR y ser direccionados en pocos segundos al sistema web.

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