El objetivo primordial del Sistema es llevar un control preciso del stock de los insumos, registrando los pedidos a proveedores y los egresos y asignaciones a destinos dentro de la organización. Así mismo se pretenden generar reportes que evalúen la información recopilada y la presenten de manera tal que los ejecutivos de La Empresa pueden utilizarla para mejorar las decisiones en cuanto a las compras realizadas y evaluación de los proveedores.

Este Sistema hace uso de los datos biométricos de registro del personal para identificarlos por reconocimiento facial y dactilar. Se pretende generar un método rápido y eficiente en la autenticación de identidad de los usuarios.

Módulo de Administración

Este módulo cuenta con varios aspectos relacionados con la operatoria del Sistema. A saber:

Proveedores

Los pedidos a proveedores podrán ser generados desde esta sección. En primera instancia se dejará el pedido en estado pendiente de cotización, dejando abierta la posibilidad de imprimirlo o exportarlo a fin de hacérselo llegar al proveedor correspondiente y quedando a la espera de la cotización de los ítems.
Una vez que los precios son recibidos desde el proveedor, podrán ser ingresados para dejar constancia en el Sistema y permitir pasar el pedido a estado Pendiente de recepción. En caso de que el pedido no se confirme, podrá ser anulado, pero con información de utilidad a la hora de cotejar precios con otros proveedores.
Los pedidos podrán ser impresos a modo de enviarlo formalmente al proveedor con un número de referencia para el momento de ser recibido. La recepción del pedido se llevará a cabo desde el módulo de Almacén. En ese momento el stock se incrementará dejando constancia de su proveniencia.

Insumos

Los insumos poseerán varios atributos que podrán ser editados desde aquí. Algunos de ellos son: nombre, descripción, tipo, unidad de medida, precio de referencia, stock mínimo recomendado, stock inicial, etc.

Almacenes

Una misma organización puede contar con varios almacenes de insumos. Estos pueden estar ubicados de forma distante o bien se sectores dentro de una misma edificación.
Los almacenes podrán ser dados de alta desde esta sección con un nombre específico. Además, se podrá visualizar el stock de insumos que se encuentra en cada uno, con filtros de búsqueda que ayuden a los usuarios a hacerse de la información eficazmente.

Repartidores

Cuando un insumo es retirado de un almacén, se identifica a una persona como “repartidor” que hará llegar ese insumo al destino donde será utilizado. El repartidor será una parte fundamental en la cadena de consumo del producto, dado que su eficiencia repercutirá en el tiempo que se demorará en poder hacer uso del insumo en el destino.

Destinos

Los destinos serán aquellos lugares o equipos que hagan uso del insumo. Un destino puede ser una máquina que utiliza el insumo como materia prima para producir un producto, o bien puede ser un equipo que se utilice en la empresa de forma habitual y que requiera de ciertos insumos para su funcionamiento.
En este lugar podrán darse de alta nuevos destinos y modificar los datos de aquellos existentes en El Sistema.

Órdenes de entrega

A fin de que los insumos sean utilizados en la empresa, se debe contar con el registro de una orden de entrega firmada por el responsable del destino. Ese responsable puede ser el operario de una maquinaria o el titular de un área de la organización.
Para generar una orden de entrega, se asigna uno o varios insumos a un destino que serán trasladados por un repartidor. Así, cuando este último se acerque a retirar el insumo, podrá utilizarse el módulo de almacén para dejar constancia de este acto. Luego, el repartidor deberá hacer firmar la orden de entrega por el titular del destino cuando éste reciba el producto. Desde esta sección del sistema se podrán cargar las órdenes de entregar concretadas para cerrar el proceso de asignación del insumo a su destino.

Módulo de Almacén

Cuando un proveedor se presenta para entregar un pedido, personal de la empresa ingresa a este módulo mediante un usuario y contraseña, reconocimiento facial o dactilar para consultar el contenido del mismo y así poder controlar la correcta entrega de cada uno de los ítems.

En caso de que el pedido no se encuentre completo o que alguno de sus ítems se halle en mal estado, será este módulo el encargado de incorporar la información a la base de datos. Así, se podrán generar recepciones parciales de los pedidos que luego repercutirán en los reportes evaluativos de los proveedores.

Los retiros de los repartidores que cumplen con el objetivo de hacer llegar el insumo a su destino es otro de los focos de este módulo del Sistema. La operatoria consiste en obtener un listado de las órdenes de entrega de insumos asignadas a un repartidor determinado para así generar un reporte impreso a modo de recibo que deberá ser firmado por Para generar una orden de entrega, se asigna uno o varios insumos a un destino que serán trasladados por un repartidor. Así, cuando este último se acerque a retirar el insumo, podrá utilizarse el módulo de almacén para dejar constancia de este acto. Luego, el repartidor deberá hacer firmar la orden de entrega por el titular del destino cuando éste reciba el producto. Desde esta sección del sistema se podrán cargar las órdenes de entregar concretadas para cerrar el proceso de asignación del insumo a su destino. el repartidor a modo de constancia de retiro de los productos. Además, se le entregará al repartidor, una copia de la orden de entrega que será firmada por quien recepciones los insumos en el destino (ese destino puede ser dentro o fuera de la empresa). Como alternativa de constancia de retiro de los insumos por el repartidor, se genera una funcionalidad basada en identificación por huella dactilar o par de usuario y contraseña, esto identifica a la persona y permite omitir la impresión de documentos y agilizar la operatoria del Sistema.

Los módulos de Almacén estarán asignados a un almacén en particular, ya que en el Sistema se contempla la posibilidad de tener más de un repositorio de insumos. Así, cuando un pedido se reciba o un retiro por parte de un repartidor se concrete, se sabrá desde que almacén se concretó y su stock obedecerá a dicha acción.

Módulo de Gerencia

Desde este módulo se gestionarán los usuarios del Sistema y se obtendrán los reportes que contengan información sensible para la toma de decisiones.

Uno de los objetivos básicos del Sistema es obtener información referente al rendimiento de cada proveedor, evaluando aspectos claves como el tiempo de entrega de los pedidos, las demoras en las fechas de entrega establecidas, la cantidad de productos en estado inadecuado para su recepción y los precios de los insumos. Para cumplir con esta meta, se diseñarán reportes que permitan ver esta información de forma clara y con filtros que otorguen la posibilidad de acotar la muestra de los pedidos evaluados.
Reportes tales como cantidad de dinero en stock por insumo, por almacén o total podrán ser obtenidos en este módulo. También se podrán obtener gráficos de barra que muestren los precios de los insumos en un determinado período y el importe asignado de insumos por destino.

En cuanto a la administración de usuarios, se cuenta con un menú adecuado que permite gestionar las claves de acceso a los módulos, así como también los permisos con los que cada uno cuenta y la casilla de correo electrónico dónde recibirán los reportes del módulo de Mailing (si así lo requieren).

Los permisos pueden ser organizados en plantillas para mejorar la gestión de los usuarios. Estas plantillas generan una suerte de perfil de usuario en el Sistema que podrá asignarse con facilidad a otros usuarios y permitirles acceder a las mismas funcionalidades.

Módulo de Mailing

En horarios configurables se podrán autogenerar reportes que serán enviados en formato HHTML vía correo electrónico.

Se cuenta básicamente con cuatro tipos de reportes diarios. El primero se genera cuando el stock de un insumo cae por debajo del mínimo. Para que esta advertencia sea informada por mail, el insumo deberá tener una propiedad específica activada, dado que es probable que algunos insumos tengan un stock variable y que no resulte relevante el seguimiento detallado. Esta propiedad podrá ser editada desde el módulo Principal.

Cuando el stock de un insumo aumenta por la recepción de un pedido de un proveedor, el módulo de Mailing confeccionará un reporte con el contenido completo del pedido que agregó stock al insumo en cuestión.

El tercer informe vía correo electrónico se conformará por un detalle de las asignaciones que se concretaron en el día.

Por último, una vez por mes, se generará un reporte con un listado de todos los insumos y su correspondiente stock en ese momento y la cantidad mínima recomendada para tener en el almacén.

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